17 sfaturi profesionale de e-mail pentru a vă crea următorul e-mail (cu șabloane!)

Vrei să stăpânești scrierea e-mailurilor profesionale care să fie observate? Vreau să vă ofer 17 sfaturi de e-mail ușoare, dar puternice, pentru a îmbunătăți e-mailurile.



Cuprins

  1. 17 sfaturi pentru a crea e-mailul profesional perfect
    1. # 1: Folosiți regula platinei
    2. # 2: Alegeți modul cu atenție ...
    3. # 3: Porniți lanțuri noi
    4. # 4: Scrieți un subiect excelent
    5. # 5: Salutați-l pe destinatar
    6. # 6: Alegeți tonul și șablonul
    7. # 7: Folosiți o ierarhie a faptelor
    8. # 8: Dacă este mai lung de trei paragrafe, STOP
    9. # 9: Nu abuzați de cuvântul URGENT
    10. # 10: Conține-ți emoția
    11. # 11: Încheiați un îndemn
    12. # 12: Deconectați-vă
    13. # 13: Includeți o semnătură profesională prin e-mail
    14. # 14: Verifică-ți gramatica
    15. # 15: Creșteți întârzierea trimiterii pentru a evita groaza de livrare
    16. # 16: Deveniți un spion prin e-mail
    17. # 17: Faceți răspunsuri predefinite
  2. Exemple de e-mail profesionale
    1. Șablon de e-mail nr. 1: Oferta de muncă
    2. Șablon de e-mail nr. 2: Scrisoarea de demisie
    3. Șablon de e-mail nr. 3: Scuze
    4. Șablon de e-mail nr. 4: e-mailul pentru ziua bolnavului
    5. Șablon de e-mail nr. 5: întâlnire
  3. Lista profesională de verificare a e-mailurilor
  4. E-mail ca un șef

În fiecare secundă care trece, sunt trimise și primite peste 3 milioane de e-mailuri. Deci, dacă doriți să scrieți un e-mail profesional remarcabil (care iese în evidență!), Acest ghid este doar pentru dvs.

Scrierea unui e-mail profesionist în modul corect are avantaje uimitoare:



  • Obțineți e-mailurile deschise, citite și la care ați răspuns Mai repede
  • Fii mai mult carismatic (da, cu siguranță putem face acest lucru prin e-mail)
  • Construiți-vă credibilitatea profesională trimițând e-mailuri clare și concise

Urmăriți videoclipul meu despre cele mai bune sfaturi prin e-mail:

Hai să ne scufundăm!

17 sfaturi pentru a crea e-mailul profesional perfect

Am unele minunate șabloane de e-mail în jos mai jos, dar vreau să încep cu cele 17 sfaturi pentru crearea unui e-mail excelent.



# 1: Folosiți regula platinei

Ai auzit vreodată de Regula de Aur?

Regula de aur: tratează-i pe ceilalți așa cum vrei să fii tratat.

Dar tu stii ce? Nu-mi place Regula de Aur. Prefer Regula Platinei.



Regula de platină: tratați-i pe ceilalți așa cum vor să fie tratați.

Cei mai buni mesageri de e-mail pe măsura publicului lor țintă! Cum poți face asta? Adaptează tipul lor de carismă. În cercetarea noastră am constatat că există două tipuri de carismă:

Cald relatori și competent realizatori.

  • Relatoare calde îmi place să ajung din urmă și să mă conectez. De obicei, scriu mai multe în e-mailurile lor și folosesc emoji-uri, spărgătoare de gheață și povești. Se bucură de acțiuni personale și atingeri personale. Le place să fie adresate pe nume și au semnături respectuoase.
  • Realizatori competenți sunt comunicatori eficienți și direcți. Le place să ajungă la subiect. Ar putea chiar sări peste frumusețile și deschizătoarele sociale.

Iată două versiuni ale aceluiași e-mail:



Email de relator cald:

Subiect: Aștept cu nerăbdare conectarea săptămâna viitoare

Buna Diana!

A fost o plăcere să vă vorbesc astăzi. Aștept cu nerăbdare întâlnirea noastră săptămâna viitoare. Ne-am programat miercuri la 12 pm. Voi alege un restaurant minunat în apropiere; Am câteva favorite locale =) Dar am vrut să verific dacă nu aveți restricții alimentare?

Și, desigur, voi fi sigur că voi aduce și o copie a propunerii. Abia astept!

Cel mai bun,

Vanessa

P.S. Sper că fiul tău se simte mai bine!

Adresă de e-mail competentă:

Subiect: Confirmarea miercuri la ora 12:00

Dragă Diana,

Vreau să confirm întâlnirea noastră săptămâna viitoare miercuri la ora 12:00.

Voi trimite o invitație cu locația săptămâna viitoare. Aveți vreo cerință alimentară?

Voi aduce o copie a propunerii. Multumesc pentru tot.

Cel mai bun,

Vanessa

Vezi diferenta? Modul în care vă scrieți e-mailul respectă și onorează modul de relaționare al cuiva sau îl îngreunează. Acesta este modul în care obținem răspunsuri și deschideri mai rapide.

Apropo ... află care ești TU cu testul nostru gratuit de carismă.

Care este tipul tău de carismă?

Sfaturi din interior: Încă câteva de reținut aici pentru a le adapta la destinatar ...

  • Știți ce oră din zi este cea mai bună pentru a vă trimite persoana prin e-mail? Dacă este o persoană de dimineață, cu siguranță loviți-o devreme. Au multe apeluri în cursul după-amiezii? Evitați acel moment.
  • Verificați din nou adresa destinatarului e-mailului! Mai ales 1, eu și eu (vezi ce am făcut acolo?). Iată un exemplu amuzant: o singură greșeală introdusă într-o adresă de e-mail a dus la apariția unui străin complet la o petrecere a burlacilor. Hopa! Puteți urmări această greșeală hilară pe Youtube:

# 2: Alegeți modul cu atenție ...

E-mailul nu este singura ta opțiune! De fapt, e-mailul este doar cea mai bună opțiune pentru anumite situații. De asemenea, puteți îmbunătăți e-mailurile.

Înainte chiar să luați în considerare trimiterea unui e-mail, vedeți dacă acesta este cel mai bun mod de comunicare. Ar trebui să transmiteți mesajul dvs. personal, printr-un mesaj vocal, apel telefonic, chat sau apel video? Sau mai bine, ar trebui să adăugați un videoclip? E-mailurile video sunt noul lucru ...

Iată regulile de bază ale canalului meu:

  • 1 propoziție → chat: Dacă scrieți un e-mail care este doar o singură propoziție, luați în considerare doar conversarea acestuia cu persoana respectivă.
  • 3 paragrafe → Apel telefonic, voxer sau e-mail video. Dacă scrieți mai mult de 3 paragrafe, luați în considerare un apel telefonic, un voxer sau o bombă bombă e-mail video.
  • Peste 5 întrebări → Apel video. Dacă puneți mai mult de 5 întrebări într-un e-mail, luați în considerare efectuarea unui apel video, astfel încât să puteți discuta și să vă bazați pe răspunsuri.

Linia de fund: Uneori e-mailul este minunat! Și uneori nu este cea mai bună alegere.

# 3: Porniți lanțuri noi

Ați primit vreodată un e-mail în care subiectul este completat cu transmiteri și răspunsuri? Sau ați fost vreodată într-un lanț de e-mail care are 48 de fire și nu are nicio legătură cu subiectul sau cu întrebarea inițială?

Să oprim nebunia! Dacă vă aflați într-un lanț care nu are legătură cu subiectul original sau a mers atât de departe încât nu aveți idee de unde ați început ... atunci este timpul să începeți un nou lanț. Toată lumea de pe fir vă va mulțumi.

La pachet: Nu lăsați lanțurile de e-mail să dureze pentru totdeauna. Un e-mail bun trebuie întotdeauna retras.

# 4: Scrieți un subiect excelent

Știați că un singur cuvânt vă poate crea sau rupe e-mailul? Conform Quicksprout , o diferență de un cuvânt într-un subiect de e-mail a schimbat rata de clic a vizitatorilor cu 46%!

Pentru a crea o linie de subiect de e-mail excelentă, redactorii minunați folosesc o metodă numită cele patru U-uri:

  • Unic.
  • Ultra-specific.
  • Urgenţă.
  • Util.

Unic subiectele sunt anti-plictisitoare și distractive, cum ar fi: dorit: felia mea de pizza lipsă. Recompensă în numerar: opțional. sau se întâmplă mâine ... întâlnirea noastră.

Ultra-specific subiectele sunt directe: Iată raportul financiar Q2 2020 și data limită actualizată pentru Calendarul editorial.

Urgent subiectele sunt fie un hit, fie o ratare (voi acoperi mai multe despre asta mai târziu). Cel mai bine este să evitați utilizarea cuvintelor de urgență, cu excepția cazului în care e-mailul dvs. este cu adevărat important.

Util subiectele conțin ceea ce publicul dvs. va găsi util. Acest lucru se întoarce la cunoașterea publicului dvs. țintă - ce vor considera benefice pentru ei?

# 5: Salutați-l pe destinatar

Acesta este primul lucru din corpul e-mailului și un lucru pe care mulți oameni îl uită. Când scrieți un e-mail de afaceri, este important să includeți întotdeauna un salut, la fel ca în cazul în care salutați pe cineva pentru prima dată. Iată câteva exemple comune:

Diferite moduri de a utiliza o salutare într-un e-mail

Asigurați-vă că le faceți corect ortografia! Merg mereu în arhivă când cineva îmi scrie numele Vannessa. Sau mă cheamă Victoria - se întâmplă săptămânal. Da într-adevăr.



# 6: Alegeți tonul și șablonul

Există două moduri diferite în care puteți aborda adresa de e-mail a companiei dvs.: casual și formal. Dacă adoptați o abordare casual, puteți construiți raport Mai repede. Dacă te formalizezi, ești mai sigur, dar păstrezi bariera.

Tonul pe care îl alegeți depinde de cultura companiei dvs. și de cu cine vorbiți. Dacă este un prieten / un vecin / un coleg apropiat, probabil că puteți scăpa de abordarea casual. Dacă este șeful, supervizorul sau managerul de angajare, bine ...

Ce faci frățioare! Cum merge munca astăzi? nu sună atât de bine, decât dacă sunteți voi doi BFF’s . Încercați să utilizați aceste fraze în e-mail pentru a alege un ton casual sau formal:

Casual Formal
Cum stă treaba?Ce mai faci?
Hei John!Dragă John,
Vrei să luăm prânzul împreună?Doriți să luați prânzul cândva?
Am terminat proiectul!Proiectul a fost finalizat.
Vă voi oferi articolul cât mai curând posibil.Vă voi trimite articolul cât mai curând posibil.
Mă bucur să vă cunosc!Mă bucur să vă fac cunoștință.

Întrucât corpul mesajului este cea mai mare parte a e-mailului dvs., am creat și șabloane de e-mail profesionale și exemple pe care le puteți folosi - indiferent dacă este vorba de o ofertă de muncă, o scrisoare de demisie, un e-mail de scuze și multe altele!

Consultați șabloanele de e-mail și exemplele din următoarea secțiune de mai jos!

# 7: Folosiți o ierarhie a faptelor

Acesta este sfatul meu super avansat pentru abilități excepționale de e-mail. Puneți întotdeauna cea mai importantă idee în sus. În cel mai bun caz, oamenii își scutesc e-mailurile. În cel mai rău caz, nu termină de citit. Nu vă îngropați plumbul. Dacă aveți o întrebare mare sau o idee mare, puneți-o chiar sus, astfel încât să aveți șanse mai mari ca cineva să o vadă de fapt. Aceasta este doar una dintre multe greșeli de e-mail puteți face, dar este cel mai important pentru creșterea ratei de răspuns.

La pachet: Scoate-ți marea idee cât mai curând posibil.

# 8: Dacă este mai lung de trei paragrafe, STOP

Cum să scrieți un e-mail bun: 1. Scrieți-vă e-mailul 2. Ștergeți majoritatea acestuia 3. Trimiteți.

- Dan Munz

Dacă credeți că e-mailul dvs. este prea lung, s-ar putea să fie! Dacă puteți economisi cineva timp prin scurtarea e-mailului, acesta va fi de zece ori mai apreciat decât să citească un e-mail lung (acestea sunt probabil ignorate sau salvate pentru mai târziu!).

La pachet: Dacă e-mailul dvs. depășește trei paragrafe, vă recomandăm să apelați. Sau poate vorbiți personal. Ar putea fi chiar mai ușor să configurați un apel video, mai ales dacă faceți parte dintr-un echipa virtuala . Orice ai face, evită să scrii un roman în e-mailul tău!

# 9: Nu abuzați de cuvântul URGENT

Acest lucru este URGENT, am nevoie de el cât mai curând posibil. Este SUPER IMPORTANT pentru că scriu cu majuscule.

Când văd „URGENT” într-un subiect al e-mailului, inima mea începe să alerge. Mă gândesc la lucruri urgente, cum ar fi vărsarea de sânge sau căderea de pe o stâncă sau Youtube, în jos - știți, lucrurile cu adevărat grave.

Dacă utilizați excesiv cât mai curând și URGENT, riscați ca oamenii să vă ia mai puțin în serios atunci când este de fapt urgent pe linie. Nu fi ca băiatul care a plâns lup.

La pachet: Nu utilizați ASAP, URGENT, IMPORTANT, cu excepția cazului în care este într-adevăr, ASAP, URGENT sau IMPORTANT.

# 10: Conține-ți emoția

Emoțiile vă pot distruge credibilitatea prin e-mail. Și poate merge pe una din cele două căi.

E-mailurile excitate excesiv pot înnebuni oamenii:

  • Puncte de exclamare cvadruplă (!!!!)
  • 5 fețe zâmbitoare (: D: D) și
  • 3 inimi () mai târziu ...

... și creditul dvs. de e-mail este la zero. Îmi place entuziasmul, dar nu mă excita prea mult ... mai ales despre emojis. De asemenea, doriți să evitați e-mailurile emoționale. Acesta este momentul în care ești supărat, supărat sau iritat și îi trimiți pe e-mail tuturor ceva puțin urât. Îți promit că vei regreta.

La pachet: Dacă inima îți bate în timp ce scrii un e-mail, atunci STOP. Faceți o pauză, apoi revizitați e-mailul în 24 de ore.

Notă marginală: În ceea ce privește emoji-urile, este bine să aruncați un emoji sau doi, prietenilor mai familiari și relațiilor mai strânse! Le folosesc cu cumpătare deoarece utilizarea lor prea mult ar putea evoca amintiri proaste ale liceului destinatarului e-mailului. =)

# 11: Încheiați un îndemn

Ca cititor la sfârșitul unui e-mail, aveți două opțiuni: Răspundeți sau ignorați. În calitate de expeditor, doriți întotdeauna să răspundă. Cel mai bun mod de a vă crește ratele de răspuns este să vă încheiați întotdeauna e-mailul cu un îndemn. Dacă vrei cu adevărat să devii fantezist, poți îndrăznește-l ...

La pachet: Care este singurul lucru pe care trebuie să-l facă, să răspundă sau să îl întrebe? Încheiați acest lucru pentru a le facilita răspunsul.

# 12: Deconectați-vă

Aceasta este ultima parte a e-mailului dvs. scris în care vă deconectați cu o remarcă de încheiere. Deconectarea ar trebui să încheie mesajul dvs. și, în cea mai mare parte, să se încheie cu o notă mare!

Iată câteva exemple de deconectări obișnuite prin e-mail pe care le puteți utiliza:

Lista semnărilor de e-mail calde și competente



# 13: Includeți o semnătură profesională prin e-mail

O semnătură uimitoare este ultima șansă de a face o impresie de durată. Puteți opta să vă deconectați pur și simplu tastându-vă numele (de exemplu, Vanessa van Edwards), dar îi lipsește un anumit factor pe care îl poate avea o semnătură.

Puteți face totul cu semnătura dvs. - Am văzut atât de multe semnături de e-mail fanteziste care arată uimitor , ca această semnătură animată de Jennifer Jones:

Exemplu de semnătură e-mail animată

Sursă: Prolific penal



Fotografie, gif-uri și ciocolată!? Pare uimitor, dar multe servicii de e-mail pot să-l trimită ca atașament sau să îl blocheze cu totul, deoarece ocupă o mulțime de bunuri imobiliare prețioase.

În schimb, cel mai bun sfat al meu pentru semnăturile prin e-mail este: păstrați-l simplu! Fără imagini, text simplu, la obiect.

A avea o semnătură de e-mail simplă și excelentă te face să te amintesti și să arăți profesionist. Poate fi la fel de simplu ca numele și poziția dvs. completă:

Vanessa

Sau puteți adăuga linkuri către piață și arătați că lucrați / lucrați pentru o companie de renume. Iată-l pe cel pe care îl folosesc în prezent ...



Vanessa



# 14: Verifică-ți gramatica

Lăsa

Gramatic a revizuit 100 de profiluri LinkedIn de vorbitori nativi de limba engleză în industria bunurilor de consum ambalate. Descoperirile?



  • Profesioniști cu mai puține erori de gramatică Profiluri LinkedIn au fost promovate în funcții superioare. Cei care nu au reușit să ajungă la posturi la nivel de regizor au făcut de 2,5 ori mai multe greșeli gramaticale.
  • Mai puține erori gramaticale s-au corelat cu mai multe promoții. Profesioniștii care au avut doar 1 până la 4 promoții pe parcursul carierei lor au făcut cu 45% mai multe erori gramaticale comparativ cu cei care au primit 6 până la 9 promoții.

Dar probabil că nu ați avut nevoie de un studiu pentru a ști că gramatica este importantă. Unora le place Kyle Wiens, CEO iFixit , nu va angaja nici măcar oameni care folosesc o gramatică slabă. Verificați e-mailurile pentru o gramatică adecvată folosind instrumente precum Gramatic - ar putea însemna diferența dintre a invita pe cineva la prânz și a-l mânca!

# 15: Creșteți întârzierea trimiterii pentru a evita groaza de livrare

Ați apăsat vreodată accidental butonul Trimiteți prea devreme și reacția dvs. a fost ceva de genul Gloriei Familie modernă:

Dacă da ... nu ești singur. Din fericire, o puteți remedia crescând întârzierea trimiterii.

Care este întârzierea de trimitere?

Întârzierea trimiterii este temporizatorul de numărătoare inversă care începe imediat după ce ați apăsat butonul de trimitere. Este o caracteristică excelentă pentru a prinde orice greșeli de ultimă oră sau dacă aveți o schimbare de inimă în ultimul moment înainte de a trimite acel e-mail supărat colegului dvs. de muncă.

Iată cum: Dacă folosiți Gmail așa cum sunt eu, accesați setările.

Opțiunea de setări Gmail

Apoi, sub fila General, căutați opțiunea „Anulați trimiterea”. Măriți perioada de anulare a trimiterii de la 5 la 30 de secunde implicit.



În cele din urmă, salvați modificările și sunteți gata!

Pro tip: Iată o mare greșeală de debutant. Deschideți un e-mail și începeți de sus. Către: Subiect: Mesaj. Gresit! Adăugați întotdeauna ultima adresă. Nu știi niciodată când acel buton de trimitere plictisitor devine propriu.

# 16: Deveniți un spion prin e-mail

Când trimitem un mesaj pe Facebook, știm când îl citește cineva. De ce nu e-mail? Trimiterea unei mici notificări dacă cineva ți-a deschis e-mailul ar trebui să fie o funcție implicită, așa că știi dacă cineva îți citește e-mailul ... sau dacă doar îl ignoră.

Știind când cineva îți citește e-mailul te menține cu un pas înaintea jocului.

Cel mai bun mod de a urmări când a fost citit e-mailul dvs. este să utilizați Bananatag .

Bananatag este un instrument de e-mail care vă trimite o mică notificare ori de câte ori cineva deschide un e-mail urmărit. Există chiar și o înșelătorie Extensie Chrome este ușor de instalat.

Cea mai bună parte? Persoana care deschide e-mailul nu va ști că este urmărită. În acest fel ești sub acoperire, ca un ninja camuflat sub întunericul nopții, destinatarul tău de e-mail nu este cel mai înțelept. Vei fi un adevărat spion prin e-mail!

# 17: Faceți răspunsuri predefinite

Știați că puteți salva toate șabloanele de e-mail din acest articol în contul dvs. de e-mail și le puteți folosi din nou și din nou după conținutul inimii dvs. (sperăm că nu și demisia!)? Iată cum puteți face acest lucru în Gmail:

  1. Sub fila Setări -> Avansat, asigurați-vă că șabloanele sunt activate.
Opțiune pentru activarea șabloanelor de e-mail în Gmail
  1. Faceți clic pe butonul Compune din colțul din stânga sus pentru a crea un nou e-mail.
Butonul Compuneți în Gmail
  1. Copiați unul dintre șabloanele de e-mail de mai jos și lipiți-l în e-mail sau creați-vă propriul e-mail de accesare pe care intenționați să îl reutilizați.
  2. Faceți clic pe cele 3 puncte din dreapta jos a e-mailului -> Plasați cursorul peste șabloane -> Salvați schița ca șablon -> Salvați ca șablon nou.
  3. Terminat! Acum aveți un șablon de e-mail nou, pe care îl puteți reutiliza pentru mai târziu.



Exemple de e-mail profesionale

Așadar, aveți un e-mail important de trimis. Dacă nu știi cum să începi un e-mail profesional, te-am acoperit! Formatele profesionale de e-mail variază, deci iată o listă de șabloane de e-mail pe care le puteți folosi ca foaie de trișare pentru o varietate de situații. Incepand cu…

Șablon de e-mail nr. 1: Oferta de muncă

Ai o ofertă de muncă sau vrei să dai una? Grozav! Locurile de muncă schimbă viața, deci este important să trimiteți un e-mail profesionist excelent. Iată cum puteți scrie un e-mail pentru o slujbă pe care doriți să o oferiți, să acceptați o ofertă de muncă sau să refuzați o ofertă de muncă prin e-mail.

Oferirea unui loc de muncă

Fiecare e-mail de ofertă de muncă bun ar trebui să evidențieze 7 detalii de angajare, inclusiv:

  • Confirmarea ofertei. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să anunțați potențialul dvs. angajat că aveți o ofertă de muncă pentru el / ea.
  • Titlul postului / funcției. Precizați în mod clar poziția postului, precum și orice sarcini suplimentare de care ar putea să nu fie conștient.
  • Rezumatul beneficiilor și salariului. Evidențiați orice beneficii importante ale acestei poziții.
  • Data de inceput. Includeți data de început propusă și oferiți flexibilitate (dacă există).
  • Expresie de emoție sau recunoștință. Indicați în mod clar recunoștința dvs. și mulțumiți potențialului dvs. angajator pentru procesul de interviu.
  • Contract / contract angajat atașat. Atașați un formular detaliat și solicitați o semnătură de acceptare, dacă este necesar.
Oferind un exemplu de e-mail de job:

Iată un e-mail cu oferta de locuri de muncă pe care Scott, CEO Science of People, l-a scris pentru unul dintre noii membri ai echipei noastre (informațiile sensibile au fost eliminate):

Trimiteți un e-mail pentru o nouă închiriere
Acceptarea unui șablon de e-mail pentru oferta de locuri de muncă:

Linia de subiect: Oferta de munca de la [Numele Companiei]



dragă [introduceți numele destinatarului] ,

Vă mulțumesc foarte mult pentru apelul nostru de ieri! Sunt foarte încântat să vorbesc cu tine și să aud despre entuziasmul tău pentru această poziție. Suntem încântați să vă oferim poziția de [numele funcției] la [Numele Companiei].

Am atașat acordul nostru de muncă pentru examinare, dar iată câteva detalii:

[rezumatul beneficiilor, inclusiv salariul]

Ne-ar face plăcere să începeți săptămâna viitoare [data de inceput] , dacă sunteți disponibil în acel moment. Vă rugăm să-mi spuneți dacă o altă dată ar funcționa mai bine.

Dacă aveți alte întrebări sau nelămuriri, vă rugăm să ne anunțați și vă vom răspunde cu plăcere. Suntem foarte încântați să întâmpinăm pe cineva cu pasiunea și talentul dvs. pentru a vă ajuta să răspândiți vestea peste tot.

Salutari,

[Numele dumneavoastră]

Acceptarea unui șablon de e-mail pentru oferta de locuri de muncă

Ai o ofertă de muncă? Grozav! Aveți câteva opțiuni în funcție de următorul pas:

  • Acceptarea ofertei. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca să-ți exprimi mulțumirea și recunoștința și să completezi orice formulare sau contracte (dacă există).
  • Gândind lucrurile. Dacă aveți nevoie de timp, puteți informa potențialul dvs. angajator că veți avea nevoie de câteva zile lucrătoare pentru a lua o decizie.
  • Negocierea unei poziții. Înainte de a negocia, citiți articolul nostru susținut de știință cum să negociezi !

Când acceptați o ofertă de muncă, rețineți aceste lucruri:

  1. Scrieți un subiect clar. Precizați în mod clar că acceptați oferta în linia de subiect.
  2. Repetați că acceptați poziția. Din nou, repetați acceptul în prima linie, împreună cu titlul funcției și compania.
  3. Arată mulțumiri. Mulțumim companiei și / sau persoanei care angajează pentru oportunitate.
  4. Dați un rezumat. Confirmați și confirmați faptul că ați acceptat condițiile ofertei, inclusiv salariul, beneficiile și data de începere.
  5. Oferiți-vă sprijinul. Întrebați destinatarul dacă are nevoie de altceva de la dvs.
  6. Încheiați cu o notă înaltă!
Acceptarea unui șablon de e-mail pentru oferta de locuri de muncă:

Linia de subiect: Acceptarea ofertei de locuri de muncă - [Numele dumneavoastră]

dragă [introduceți numele destinatarului] ,

Voi accepta cu plăcere postul oferit la [Numele Companiei] pentru poziția de [denumirea funcției] . Vă mulțumesc foarte mult pentru această oportunitate interesantă de a face parte din echipă.

Am citit integral acordul angajaților și am atașat o copie semnată la acest e-mail. Confirm că salariul meu inițial va fi [suma salariului] iar data mea de începere va fi activată [Data].

Dacă mai aveți nevoie de ceva de la mine înainte de data de începere, vă rugăm să ne anunțați. Ma puteti contacta telefonic la [numar de telefon] sau contactați-mă prin e-mail. Sunt încântat să lucrez alături de tine și de restul echipei în scurt timp!

Cu sinceritate,

[Numele dumneavoastră]

Pro tip: Vrei să faci o impresie de durată? Încercați să dați un apel telefonic către noul dvs. angajator în loc să scrieți un e-mail.

Declinarea unei oferte de muncă

Ai auzit vreodată de studiu de respingere unde au găsit că o inimă frântă se simte la fel ca un braț rupt? Respingerea doare - chiar și potențialului dvs. angajator. Iată cum să respingi (cu amabilitate) oferta ta de muncă în 4 pași:

  1. Spuneți oferta. Includeți numele companiei și funcția oferită.
  2. Arată mulțumiri. Exprimă-ți recunoștința pentru timpul și eforturile lor.
  3. Refuză oferta. Păstrați acest pas scurt și încercați să nu fiți prea detaliați.
  4. Încheiați-l pe o notă înaltă!
Refuzarea unui șablon de e-mail pentru ofertă de muncă:

Linia de subiect: Ofertă de muncă - [Numele dumneavoastră]

dragă [introduceți numele destinatarului] ,

Vă mulțumesc că mi-ați oferit rolul la [Numele Companiei] pentru poziția de [denumirea funcției] . A fost o plăcere să vorbesc cu tine și apreciez că ai luat timp să mă intervievezi.

A fost o decizie dificilă, dar am decis să refuz oferta pentru că [Am acceptat o funcție la o altă companie / voi rămâne la poziția mea actuală la compania mea / am ales să urmez o altă direcție de carieră] .

Din nou, vă mulțumesc pentru timp și considerație și sper că drumurile noastre se vor intersecta în viitor.

Cu sinceritate,

[Numele dumneavoastră]

Șablon de e-mail nr. 2: Scrisoarea de demisie

Renunțarea la slujbă nu este niciodată ușoară, mai ales prin e-mail. Atunci când vă demisionați, este mai bine să o faceți personal și să urmați o scrisoare fizică sau chiar la telefon. Dar dacă trebuie să o faceți prin e-mail (de exemplu, dacă sunteți lucrează acasă angajat) există câteva linii directoare de urmat:

  1. Puneți-l în linia subiectului. Vrei să fii clar, așa că adaugă cuvântul demisie sau demisia undeva în linia subiectului tău.
  2. Spuneți-vă poziția. Indiferent cât de mică este compania, este important să vă precizați poziția și / sau numele companiei - la urma urmei, acesta este un e-mail formal de demisie și este o idee bună să țineți cont.
  3. Acordați o notificare de 2 săptămâni. Aceasta este norma pentru toate locurile de muncă din America și ajută la stabilirea unei relații bune cu dvs. și cu angajatorul dumneavoastră. Dacă nu puteți da o notificare de două săptămâni, acordați cât mai mult timp posibil. Anunțați angajatorul în ziua în care demisionați.
  4. A exprima muțumire. Arată mulțumiri pentru oportunitatea pe care ai avut-o de a lucra cu angajatorul tău. NU vorbiți negativ despre angajatorul dvs. - acesta este, la urma urmei, e-mail și toate înregistrările nu sunt șterse niciodată.
  5. Dă-ți motivul. Țineți-vă motivul scurt și nu intrați în detalii, cu excepția cazului în care sunteți foarte aproape de angajatorul dvs.
  6. Oferiți-vă sprijinul. Asigurați-vă că compania dvs. știe că sunteți dispus să îi ajutați în timpul tranziției.
  7. Lăsați-vă informațiile de contact. Dacă compania dvs. trebuie să vă contacteze în viitor din orice motiv, lăsați-le informațiile de contact.

Pro tip: Evitați să discutați demisia cu colegii dvs. înainte de a fi oficială. Acest lucru va evita orice dramă inutilă și potențialele secrete care vor fi transmise șefului tău.

Exemplu de demisie prin e-mail:

Exemplu de e-mail de demisie

Editat din: LiveCareer



Renunțarea la un șablon de e-mail de job:

Linia de subiect: Demisie - [Numele dumneavoastră]

dragă [introduceți numele destinatarului] ,

Trimit acest e-mail pentru a vă informa despre demisia mea din [denumirea funcției] la [Numele Companiei] , efectiv [Data]. Am vrut să vă anunț că a fost o experiență uimitoare lucrând aici și am vrut să vă mulțumesc vouă și echipei pentru sprijinul și momentele minunate pe care le-am avut împreună.

Știu că este destul de brusc, dar am decis să demisionez pentru că [motiv]. Dacă vă pot fi de ajutor în timpul acestei tranziții sau dacă aveți nevoie de ceva de la mine înainte de data demisiei, vă rugăm să ne anunțați.

De asemenea, mă puteți contacta la [număr de telefon] sau [e-mail].

Din nou, vă mulțumesc foarte mult pentru oportunitatea de a lucra la [Numele Companiei] . Sunt cu adevărat recunoscător că am lucrat aici și sper să păstrăm legătura în viitor.

Cu sinceritate,

[Numele dumneavoastră]

Șablon de e-mail nr. 3: Scuze

Oh, te-ai încurcat? Este în regulă, cu toții greșim! Problema este, cum deținem greșelile noastre?

Mai întâi, iată ce NU trebuie spus, prin amabilitatea unui tweet de la United Airlines:

Exemplu de e-mail pentru scuze United Airlines

Fraza care îmi cer scuze pentru că trebuie să-i acomodez pe acești clienți nu pare atât de sinceră, nu-i așa? De aceea au existat multe reacție publică pentru această scuză.



Din fericire, există câteva sfaturi pentru a crea un e-mail profesionist de scuze, fără a fi considerat nesincer:

  1. Linia de subiect. Spune că îmi pare rău sau îmi cer scuze. Asigură-te că spui cu adevărat!
  2. Adresați-vă valorile. Afirmați-vă convingerile și valorile și de ce sunteți o persoană cu un bun caracter moral și încredere.
  3. Abordează problema. Explicați greșeala pe care ați făcut-o și de ce această greșeală vă contrazice valorile.
  4. Spune că îți pare rău. Acest lucru trebuie să fie autentic și în propriile cuvinte, dacă este posibil. Evitați arătarea cu degetele și dețineți greșeala.
  5. Explicați-vă planul de joc. Aceasta este cea mai importantă parte. Spuneți destinatarului cum veți schimba sau ce acțiuni veți întreprinde pentru a îmbunătăți lucrurile.
  6. Cere iertare. Nu vă fie teamă să arătați puțină emoție pentru a demonstra cât de rău vă este cu adevărat.

Exemplu de e-mail de scuze:

Din fericire, încorporând sfaturile de mai sus, United Airlines s-a descurcat mult mai bine prin e-mailul oficial de scuze:

Un e-mail adecvat de scuze de la United Airlines

Puteți vedea adresa de e-mail completă a United Airlines Aici .



Nu putem spune niciodată că ne pare rău pentru că ceea ce s-a întâmplat sună mult mai bine! În plus, e-mailul complet explică toate modificările pe care United Airlines le va face pentru a împiedica această problemă să se repete.

Șablon de e-mail pentru scuze:

Linia de subiect: Îmi pare atât de rău - [Numele dumneavoastră]

Hei [introduceți numele destinatarului] ,

Știu că este important să [valoare de stat / credință]. De aceea mă simt rău când mă simt [greșeală aici].

Îmi cer scuze pentru asta. Nu am nicio scuză pentru a face această greșeală și chiar vreau să vă arăt cum pot face mai bine data viitoare. Pentru a te compensa, o voi face [faceți x, y, z].

Vă rog să mă iertați pentru greșeala mea. Sper cu adevărat că puteți accepta cele mai profunde scuze ale mele.

Cu sinceritate,

[Numele dumneavoastră]

Șablon de e-mail nr. 4: e-mailul pentru ziua bolnavului

Am fost cu toții acolo: te trezești într-o zi cu o senzație de zgârietură în gât și o senzație de amețeală și fierbinte în cap. Ești bolnav și ai o problemă și mai mare - trebuie să-i spui șefului tău.

Iată cum puteți scrie e-mailul perfect pentru ziua bolnavului în 6 pași:

  1. Subiect clar. Ca orice alt e-mail profesionist, scrieți subiectul în mod clar ca Sick Day - [Numele vostru].
  2. Enumerați-vă motivul. Anunțați angajatorul că vă simțiți rău și ce vă împiedică să veniți la birou. Acest lucru poate fi orice, de la febră la tuse, până la pur și simplu să nu te simți bine.
  3. ETA-ul tău așteptat. Anunțați angajatorul când vă așteptați să reveniți. Dacă nu știți când, anunțați-le că veți reveni la o anumită dată, atâta timp cât vă veți îmbunătăți.
  4. Spuneți-le disponibilitatea dvs. În funcție de cât de bolnav sunteți, puteți spune angajatorului că veți fi disponibil pentru a vă contacta prin e-mail sau telefon. Dacă sunteți prea bolnav pentru a face una, spuneți-le că nu veți verifica e-mailul.
  5. Reprogramează. Ai o întâlnire importantă? Proiectul urmează? Descrieți în e-mail că le veți reprograma pentru o dată ulterioară. Puteți chiar cere unui coleg să vă ajute dacă este posibil.
  6. A da meritele cuiva. Asigurați-vă că notați notele medicului sau formularele de spital pe care le puteți trimite angajatorului, astfel încât acesta să știe ce faceți în timpul zilei de boală.

Pro tip: Nu așteptați. Cu cât mai devreme, cu atât mai bine ... mai ales dacă nu știți dacă veți petrece ziua acasă sau la cabinetul medicului. Și dacă ai întârziat deja? Trimiteți acel e-mail cât mai curând posibil!

Șablon de e-mail pentru ziua bolnavă:

Linia de subiect: Zi bolnavicioasa - [Numele dumneavoastră]

Hei [introduceți numele destinatarului] ,

Am vrut să vă anunț cât mai curând posibil că nu voi intra astăzi în muncă pentru că [Am avut febră de aseară / mă doare stomacul / am luat gripa]. M-am dus la cabinetul medicului și mi s-a spus că pot să mă întorc începând de mâine, atâta timp cât simptomele mele se vor dezactiva. Vă pot oferi o notă de doctor când mă întorc la cabinet.

Voi fi, de asemenea, disponibil pentru [verificați e-mailurile / lucrați de la distanță] în timp ce mă recuperez acasă. În ceea ce privește întâlnirea programată astăzi, cel mai bine va fi dacă o putem reprograma pentru mâine.

Multumesc pentru intelegere,

[Numele dumneavoastră]

Șablon de e-mail nr. 5: întâlnire

De-a lungul carierei mele, am programat sute, dacă nu mii de întâlniri - atât în ​​persoană, cât și prin apeluri video. Și ceea ce vă pot spune este următorul:

Configurarea întâlnirii este la fel de importantă ca și întâlnirea în sine.

Fie că organizați o întâlnire cu cineva familiar sau cu persoane pe care nu le cunoașteți, conflictele de timp sau o agendă neclară vă pot scădea șansele de a avea o întâlnire pe gaură. Iată câteva sfaturi ale experților și un șablon de e-mail foarte simplu pe care îl puteți urmări pentru e-mailul de întâlnire perfect, de fiecare dată.

  1. Linia de subiect. Aveți un subiect specific, cum ar fi Reuniunea nouă de vineri sau Programarea unei întâlniri.
  2. Spuneți motivul. Care este motivul întâlnirii? Fiți specific cu privire la problemele sau actualizările pe care doriți să le abordați. Aceasta va fi agenda dvs. pentru întâlnire.
  3. Dați ora și data. Configurați un timp adecvat care să funcționeze pentru toată lumea. În cazul în care nu sunteți sigur, puteți sugera, de asemenea, diferite ore pentru întâlnire.

Configurarea unui șablon de întâlnire:

Linia de subiect: Nouă întâlnire vinerea aceasta

Hei [introduceți numele destinatarului / toată lumea] ,

Am vrut să întind mâna și să organizez o întâlnire [rezolvați problemele / dați actualizări]. Ne putem întâlni la [data si ora] ?

Vă rugăm să confirmați dacă funcționează pentru dvs. sau dacă în schimb funcționează o altă oră sau un loc. Aștept cu nerăbdare întâlnirea noastră!

Cel mai bun,

[Numele dumneavoastră]

Urmăriți e-mailul după șablonul ședinței:

Ați stabilit o întâlnire, dar nu ați primit niciun răspuns? Studiile arată că, dacă au trecut mai mult de 2 zile, aveți 90% șanse să nu primiți un răspuns. Poate că e-mailul dvs. a fost îngropat sub un tezaur de alte e-mailuri. Iată un e-mail de urmărire rapidă:

Linia de subiect: Vii?

Hei [introduceți numele destinatarului] ,

Nu am mai auzit de ceva vreme. Tocmai mă verificam pentru a vedea dacă veniți la întâlnirea programată!

Mulțumiri,

[Numele dumneavoastră]

E-mail de mulțumire după șablonul ședinței:

Ai avut o UIMITOR întâlnire? Ai învățat ceva nou de la ceilalți care au participat? Încercați să vă exprimați mulțumirea acestor oameni minunați! Aceasta este, de asemenea, o oportunitate extraordinară de a oferi valoare (de asemenea, introduceți oamenii unii pe alții)!

Linia de subiect: Serios, întâlnire grozavă!

Hei [introduceți numele destinatarului] !

Vă mulțumesc foarte mult pentru întâlnirea noastră de astăzi. A fost minunat să vă cunosc gândurile [subiectul agendei]. Ești foarte bun la asta [explicarea / prezentarea prezentărilor / etc.]. În plus, mi-a plăcut foarte mult conversația noastră despre [ceva interesant].

Există pe cineva pe care l-am cunoscut mai devreme, la care se pricepe foarte bine [subiect relevant] . Această persoană este [Numele lui] la cine lucrează [Numele Companiei] . Cred că pot oferi cu adevărat o oarecare perspectivă asupra a ceea ce am vorbit mai devreme. Vă pot prezenta pe voi doi?

Din nou, vă mulțumesc pentru întâlnirea excelentă de mai devreme. Sunt sigur că recomandarea dvs. va ieși grozav! Sper să putem păstra legătura și să vorbim din nou în curând.

Toate cele bune,

[Numele dumneavoastră]

Lista profesională de verificare a e-mailurilor

Iată o listă de verificare finală înainte de a trimite e-mailul profesional. Asigurați-vă că e-mailul dvs. acoperă totul înainte de a apăsa butonul Trimiteți!

  • E-mailul meu conține un subiect de e-mail cu cel puțin unul dintre cele 4 U-uri?
  • Salut în mod corespunzător destinatarul e-mailului utilizând tonul casual sau formal?
  • Îmi clarific intențiile de a scrie în primul paragraf?
  • Am corectat e-mailul meu pentru greșeli de gramatică sau ortografie?
  • Am notat atașamente inserate în e-mail?
  • Finalul conține un îndemn la acțiune?
  • Am închis cu o semnare corespunzătoare?

E-mail ca un șef

Iată un mic bonus final pentru tine. Consultați acest ghid de e-mail la îndemână pe care îl iubesc de la @danidonovanl:

Vizualizați această postare pe Instagram

Am lucrat pentru a fi mai conștient de modul în care scriu e-mailuri și am făcut acest ghid de imprimat la îndemână! . Am un obicei prost să folosesc în exces punctele de exclamare, emoji-urile și calificativele, cum ar fi „doar” și „posibil”, pentru a părea extra-prietenos și fără amenințări în e-mailuri. (Doar mă întrebam / confirmam doar / verificam doar / ne asiguram doar / voiam doar să vă anunțăm). Aveți voie să ocupați spațiu. Vocea ta merită să fie auzită. Opiniile tale contează. Nu trebuie să vă cereți scuze pentru existență sau pentru a cere ceea ce aveți nevoie. Nu ești șef sau ticălos pentru că nu sună ca un pep-machine 24/7. . Dacă te porți ca un șervețel, mai bine îți dezvolți gustul pentru piele de pantofi. Ai și tu putere. Nu vă fie teamă să vă ridicați - nimeni altcineva nu o va face pentru voi. . Doriți să susțineți arta mea, să vă alăturați minunatei noastre comunități Discord și să obțineți acces exclusiv pentru a vedea noi benzi desenate înainte de oricine altcineva? Link în bio

O postare partajată de Dani Donovan (@danidonovan) pe 22 mai 2019 la 15:43 PDT