7 trucuri pentru a evita supraîncărcarea informațiilor și gestionarea e-mailurilor
Am fost dependent de e-mail. Eram epuizat. Ars. Aveam nevoie de o ieșire mai bună din căsuța de e-mail.
Cuprins
- Nu pot să-mi bat emailurile?
- De ce e-mailul ruinează productivitatea
- Motivul pentru care verificați întotdeauna e-mailul
- Pericolul real: suprasolicitare de informații
- 5 moduri de a combate suprasolicitarea informațiilor
- Cum să evitați supraîncărcarea informațiilor și să vă gestionați e-mailurile de lucru în 7 pași
- Pasul 1: Notează-ți procesele
- Pasul 2: Căutați singurul lucru
- Pasul 3: Scrieți sfârșitul listei
- Pasul 4: Implementați sprinturi
- Pasul 5: De-Inbox
- Pasul 6: Întâlniri prin e-mailuri
- Pasul 7: urmați o dietă prin e-mail
- Draga cititorule…
Știați că primesc lucrătorul mediu de birou 121 de e-mailuri pe zi?
Și că majoritatea dintre noi ne verificăm e-mailul la serviciu la fiecare 6 minute?
Suprasolicitarea informațiilor este reală. Și trebuie să se oprească.
M-am așezat cu Cal Newport. Cal este profesor de informatică la Universitatea Georgetown și cel mai bine vândut autor a 7 cărți! Cea mai nouă carte a sa, O lume fără e-mail , abordează întrebarea esențială: Cum îmbunătățim locul de muncă, astfel încât comunicările importante nu folosiți e-mailul?
Vedeți videoclipul nostru de mai jos:
Scopul nostru este să vă ajutăm să vă intensificați jocul de productivitate prin e-mail. În acest ghid, veți învăța:
- cum să evitați supraîncărcarea informațiilor
- de ce e-mailul este cel mai important criminal al productivității
- de ce ești atât de dependent de verificarea e-mailurilor
- cum să gestionezi e-mailurile (și timpul tău) ca un șef
Nu pot să-mi bat emailurile?
Permiteți-mi să ghicesc - vi s-a spus să vă grupați e-mailurile.
Deși acest lucru poate funcționa pentru unii, există o mare captură. Într-o revoluție studiu , cercetătorii de la Universitatea din California au efectuat un experiment:
- Au legat 40 de lucrători de birou la monitoarele de ritm cardiac timp de 12 zile.
- Au descoperit că cu cât cheltuiește mai mult pe e-mail într-o oră dată, cu atât stresul este mai mare (nu este surprinzător).
- De asemenea, au descoperit că cu cât este mai înaltă trăsătura de personalitate a nevrotismului, cu atât nivelurile de stres ale acestora sunt mai mari atunci când fac e-mailuri (mai surprinzător).
Deci, pentru unii oameni, e-mailurile în lot pot provoca de fapt mai mult rău decât bine, mai ales dacă tind să se streseze cu ușurință. Deci, cum rezolvăm această problemă? Care este cea mai bună alternativă la verificarea e-mailurilor?
De ce e-mailul ruinează productivitatea
Vă verificați în mod constant e-mailurile în fiecare zi? Acest lucru ar putea fi rău, potrivit unui sondaj din 2021 realizat de Manager poștă .
Sondajul, realizat la 500 de lideri de afaceri, a constatat că mai mult de jumătate au raportat că sunt frustrați de faptul că nu au putut găsi documente specifice în căsuța de e-mail, ceea ce i-a lăsat să se simtă ca și cum ar fi:
- pierdere de timp (63%)
- fiind mai puțin productiv (48%)
- pierderea informațiilor despre proiect (52%)
Yikes! Ca să nu mai vorbim de verificarea constantă a e-mailului, ne poate rupe total concentrarea (mai multe despre asta mai târziu).
Ceea ce mă duce la marea întrebare ...
De ce lucrăm așa? De ce permitem e-mailului să înlocuiască alte forme de conversație mai profundă? De ce avem notificările activate tot timpul? De ce nu putem face mai întâi munca importantă, apoi să verificăm e-mailul mai târziu?
Motivul pentru care verificați întotdeauna e-mailul
Pentru a înțelege de ce folosim atât de multe e-mailuri, să aruncăm o privire asupra istoriei e-mailurilor (este cu adevărat fascinant!).
E-mail a început să crească la începutul anilor 1990. Pe măsură ce oamenii au aflat că e-mailurile erau în general mai ieftine, mai rapide și mai eficiente decât aparatele de fax, utilizatorii de e-mail au explodat în creștere, de la 55 de milioane de utilizatori în întreaga lume în 1997 la 400 de milioane până în 1999.
Și aici începe problema de comunicare prin e-mail ...
Odată cu creșterea rapidă a e-mailurilor, e-mailurile au început să înlocuiască toate modurile în care obișnuiam să comunicăm. Am început brusc să avem :
- mai puține întâlniri
- mai puține apeluri telefonice
- mai puține conversații reale, în persoană
Acest popor izolat și a inhibat eficiența muncii - e-mailul nu scară .
Aceasta înseamnă că am sacrificat comunicarea reală, sporadică, în persoană, cu mai multe e-mailuri înainte și înapoi cu clienți și manageri - e-mailuri care necesită mult timp și cu o singură persoană (noi înșine) pentru a le răspunde. Știm cu toții cât timp pot ajunge lanțurile de e-mailuri, așa că ne grăbim să răspundem la e-mailuri, astfel încât să nu amânăm procesul și mai mult.
Aici intervine conceptul de hivemind hiperactiv.
Ce este hivemindul hiperactiv?
Cal Newport descrie mintea hiperactivă ca un flux de lucru centrat pe o conversație continuă alimentată de mesaje nestructurate și neprogramate. În hivemind, oamenii tind să-și păstreze liniile de comunicare deschise răspunzând la e-mailuri, apeluri telefonice sau apeluri Zoom pe tot parcursul zilei. Hivemindul hiperactiv poate fi în detrimentul muncii profunde.
Hivemind hiperactiv ne distruge fluxul de lucru, deoarece suntem în permanență în alertă.
Nu este irațional. Nu este vorba de a fi rău cu al nostru instrumente de comunicare . Nu este vina noastră .
Iată marea problemă: Nu suntem procesoare de computer. Nu putem doar să executăm procese unul după altul - avem nevoie de timp pentru a ne schimba atenția de la un lucru la altul.
Când avem întotdeauna liniile de comunicare deschise, resursele noastre mentale prețioase sunt luate, distrăgându-ne de la munca critică profundă de care avem nevoie pentru a face lucruri.
Hivemindul hiperactiv este otravă pentru productivitate.
Pericolul real: suprasolicitare de informații
Cu fluxul constant de mesaje și informații, suntem supuși unei probleme mortale: supraîncărcarea informațiilor. Potrivit unui studiu realizat de Centrul de cercetare Pew , 20% dintre oameni spun că se simt copleșiți de informații.
Ce este supraîncărcarea informațiilor?
Supraîncărcarea informațiilor, cunoscută și sub denumirea de anxietate sau infoxicare, este atunci când suntem expuși la prea multe informații decât putem gestiona simultan. Supraîncărcarea informațiilor apare de obicei atunci când absorbim o mulțime de informații (adică prin e-mail), ceea ce ne conduce adesea la luarea deciziilor ilogice sau întârzierea deciziilor noastre.
Când suntem supraîncărcați, creierul nostru pur și simplu nu poate procesa toate informațiile care intră. Și există mulți motive pentru care suntem supraîncărcați. Vă puteți raporta la oricare dintre acestea?
- Primești nenumărate e-mailuri de la colegii, managerii și șeful tău pe tot parcursul zilei.
- Vă confruntați cu presiune pentru a produce în mod constant conținut excelent, ceea ce vă face să aveți o mentalitate mai bună.
- Ești bombardat cu informații contradictorii (Sarcina ar trebui să fie atribuită aici! Nu, ar trebui atribuită acolo!).
- Te jonglezi constant cu mai multe sarcini care ți-au fost atribuite.
- Vă simțiți stresat atunci când nu puteți procesa informațiile la fel de repede cum ajung.
Dacă sună ca dvs., iată câteva sfaturi simple pe care le puteți implementa imediat pentru a combate supraîncărcarea informațiilor:
5 moduri de a combate suprasolicitarea informațiilor
De obicei, atunci când oamenii au o problemă, există un răspuns la întrebare:
- Vrei să slăbești? Mănâncă mai puțin și fă mișcare.
- Vrei să dormi mai bine? Nu vă uitați la ecran înainte de culcare și nu faceți ceva relaxant.
Dar Dar suprasolicitarea informațiilor?
Nu putem doar să ne oprim computerul și telefoanele - mai ales dacă munca noastră este online.
Deși soluția poate să nu fie simplă, există lucruri pe care le-am încercat, care ajută foarte mult la supraîncărcarea informațiilor:
- Furtună de gândire. Dacă ești împotmolit și stresat, îți ajută cu adevărat să îți scoți ideile pe hârtie. Luați un pix și hârtie și să trecem la brainstorming - enumerați TOT CE vă stresează acum. Cele 20 de e-mailuri pe care le-ați primit de la șeful dvs. Managerul care v-a spus să reparați imprimanta. Acel document uriaș de 30 de pagini pe care a trebuit să-l treceți de dimineață. Furtuna de gânduri este ca și cum ai canaliza stresul și grijile pe hârtie. După ce ați aflat tot ceea ce este listat, vă veți putea concentra mai mult pe sarcina în loc să vă faceți griji pentru restul.
- Folosește-ți echipa. Dacă faci parte dintr-o echipă, nu-ți asumi singur responsabilitatea. Să presupunem că ai un manager care îți trimite în mod constant sarcini de făcut - de ce să nu le împărtășești cu cineva din echipa ta? Dacă au lățimea de bandă, amândoi puteți rezolva problema în loc să vă bazați pe voi înșivă (și două creiere sunt categoric mai bine decât unul).
- De pe internet. Citește o carte. Mergi la plimbare. Faceți niște yoga. Informațiile ne ajută de obicei când suntem pe internet - la urma urmei, pe internet, putem auzi vocea tuturor. În lumea reală, nu toată lumea trebuie ascultată (cel puțin de noi). Du-te undeva în liniște și detoxifiere. Constat că o plimbare frumoasă sau o scurtă drumeție mă ține întinerită.
- Evitați multitasking-ul. Studii arată că multitasking-ul îi face pe oameni mai puțin productivi decât dacă se mențin la o sarcină. De ce? Creierului nostru îi este greu să treacă de la o sarcină la alta. Lucrăm din răsputeri atunci când ne putem concentra singuri pe o sarcină fără distrageri. Deci, ia în considerare timeboxing sau găsiți o modalitate de a lucra fără distrageri.
- Managementul hands-off. Ești micromanager? Dacă o duceți prea departe, s-ar putea să îi răniți pe alții. Majorității angajaților le place sentimentul de autonomie - la urma urmei, ei sunt cei care lucrează îndeaproape cu proiectul. Încercați o abordare practică în care veți prelua conducerea, dar lăsați-i să ia decizii pentru ei înșiși. Nu numai că îl vor aprecia, dar vor ști probabil și ce este mai bine pentru echipă!
Cum să evitați supraîncărcarea informațiilor și să vă gestionați e-mailurile de lucru în 7 pași
Bine, să ne concentrăm în principal pe marea problemă: e-mailurile.
Nu este ușor să te îndepărtezi de aceste e-mailuri, dar nici nu trebuie să le ștergi complet.
Vreau să nu mai fii victimă a supraîncărcării comunicării. Urmați acești 7 pași pentru gestionarea maximă a e-mailului:
Pasul 1: Notează-ți procesele
De fiecare dată când primiți un e-mail, puneți-vă această întrebare de aur:
Care este procesul care stă la baza acestui e-mail?
E-mailul ar putea avea de-a face cu clienții, împingând înainte un videoclip pentru producție, strângând conținut nou pentru blog etc. Dacă e-mailul este important, expeditorul e-mailului se bazează pe răspunsul dvs., astfel încât să poată trece la următorii pași.
Cheia de aici constă în a lua timp pentru a scrie răspunsul pe o bucată de hârtie sau pentru a face o notă. Unele e-mailuri pe care s-ar putea să le realizați nu au un scop semnificativ, cum ar fi e-mailurile cu chitchat sau reclamațiile de lungă durată.
O altă modalitate de a vă gândi la acest lucru este să faceți o listă sau o foaie de calcul cu fiecare temă sau proiect care ajunge în căsuța de e-mail. Deci, când am făcut această listă, am observat că aveam teme:
- articole de blog - 17 e-mailuri
- Videoclipuri YouTube - 12 e-mailuri
- angajamente de vorbire - 8 e-mailuri
- programare - 24 de e-mailuri
Acest lucru a fost de ajutor, deoarece m-a lăsat să mă gândesc la instalarea sistemelor în aceste găleți.
După ce puteți vedea vizual cum sunt legate e-mailurile, treceți la pasul următor.
Pasul 2: Căutați singurul lucru
Acum vine partea interesantă:
Care este singurul lucru pe care îl puteți face pentru a vă ușura procesele?
Țintește fructele care atârnă puțin aici - unu schimbare simplă care vă va economisi cel mai mult timp.
Poate fi la fel de simplu ca și utilizarea unui instrument de genul Calendly pentru a stabili întâlniri frecvente cu un client în loc să faceți e-mailuri înainte și înapoi. Sau ați putea realiza că puteți economisi mult timp creând șabloane de e-mail pentru acele e-mailuri săptămânale repetitive.
După ce ai primit un fruct cu agățare redusă, adaugă încă câteva.
Acest pas este crucial, deoarece îți spune mintea că există mai multe comunicări decât simpla e-mail.
Odată ce ți-ai găsit singurul lucru și ai ridicat de pe umeri stresul puternic al e-mailurilor constante, vei începe să obții impulsul care va prelua controlul asupra timpului tău din nou.
Când mi-am văzut loturile, mi-am dat seama că trebuie să creăm un sistem Asana care să lege blogul nostru și sistemul video YouTube.
Pasul 3: Scrieți sfârșitul listei
Eu și echipa mea folosim Asana ca instrumentul nostru de gestionare a proiectelor. Și, ca orice software bun de gestionare a proiectelor, un mare beneficiu este reducerea e-mailurilor.
Un truc foarte util pe care l-am implementat recent este utilizarea listei de sfârșit de zi / sfârșit de săptămână. Această listă este o sarcină pe care o creăm în Asana care spune practic:
Hei, Vanessa! Când aveți timp la sfârșitul zilei / săptămânii, ați putea să vă uitați peste X, Y și Z?
Acest proces ne economisește atât de mult înainte și înapoi, deoarece ne-am acordat reciproc mult timp pentru a face munca noastră profundă în timpul zilei, păstrând comunicarea pentru mai târziu.
Pasul 4: Implementați sprinturi
Un sprint de echipă se concentrează asupra unui proiect sau sarcină pentru a-l realiza. Aceasta implică, de obicei, majoritatea sau toți membrii echipei dvs. importante, necesare pentru îndeplinirea sarcinii.
Sprinturile sunt frecvente în echipele de dezvoltare software, unde colaborarea în timp real este importantă pentru a ține calea, astfel încât să fie îndeplinite dependențele de sarcini.
Cu toate acestea, în majoritatea celorlalte organizații, sprintul echipei este pierdut.
Vă recomand să reveniți la sprint.
Concentrați toată atenția echipei dvs. pe o singură sarcină, ignorând e-mailurile până când sarcina respectivă este finalizată. În acest fel, întreaga echipă știe la ce lucrează toată lumea, iar munca profundă poate fi finalizată în acest proces.
Puteți programa chiar și în zilele de sprint sau dimineața când echipa dvs. lucrează la o sarcină într-un anumit timp și o sarcină diferită în următoarea. Am găsit că acest lucru ajută un TON să evite acele lanțuri de e-mail urâte.
Pasul 5: De-Inbox
Gândiți-vă la cele mai importante resurse online de zi cu zi ale echipei dvs.:
- calendarul de management al proiectului
- scrierea documentelor online
- instrumente de scriere
Aceste resurse trebuie să fie în căsuța de e-mail? Răspunsul meu este nu (și sunt sigur că 99% dintre companii pot renunța la căsuța de e-mail și să rămână și ele productive). Deci, dacă vă uitați în permanență la căsuța de e-mail pentru a accesa resursele echipei dvs., cheia aici este să vă faceți resursele disponibile în afara căsuței de e-mail:
- Folosiți un document colaborativ pentru a lăsa comentarii.
- Realizați un șablon de resurse cu linkurile relevante din software-ul dvs. de gestionare a proiectelor.
- Setați software-ul de comunicații să fie în afara e-mailului și setați notificările în afara timpului de lucru profund.
Pasul 6: Întâlniri prin e-mailuri
În loc să trimiteți e-mailuri după e-mailuri, încercați să programați în una sau două întâlniri săptămânale în care acoperiți subiecte importante (și economisiți o grămadă de timp din e-mailurile din acest proces).
E-mailul este excelent pentru difuzare, dar este teribil pentru interacțiune.
Regula generală este: Dacă trebuie să luați o decizie importantă sau să purtați o conversație importantă prin e-mail, este mai bine să aveți o întâlnire. E-mailurile pot reprezenta un memento excelent pentru a face ping oamenilor despre o întâlnire viitoare, dar păstrați carnea și cartofii pentru întâlnire.
Pasul 7: urmați o dietă prin e-mail
La fel ca o dietă fără gluten, echipa mea și cu mine am continuat încet o dietă prin e-mail.
Și, la fel ca toate dietele, este OK să începeți încet și constant pentru a intra în noul sistem. Am înțeles - e-mailul pare a fi necesarul pentru toate companiile moderne.
Dar cheia aici nu este oprirea completă a e-mailului sau comunicării - este vorba despre înlocuirea acestor fluxuri de lucru subiacente.
Cu cât echipa dvs. este mai capabilă să înlocuiască e-mailurile, cu atât veți pierde mai puțin folosirea e-mailurilor.
Draga cititorule…
Sper că ți s-a părut util acest articol! Vreau să vă ajut să vă controlați timpul și să puneți capăt tuturor distragerilor inutile din viața voastră. Vă rugăm să lăsați un comentariu mai jos și să-mi spuneți sfaturile dvs. privilegiate cu privire la modul în care vă ocupați de e-mailurile de la serviciu.
Și pentru lecturi suplimentare, consultați aceste postări minunate pe blog:
- 17 sfaturi profesionale de e-mail pentru a vă crea următorul e-mail (cu șabloane!)
- Cum se face o detoxifiere digitală: 3 pași simpli pentru succes
- Fii fericit la locul de muncă: 10 moduri în care poți fi mai fericit
Spre succesul tău,
Vanessa